거래처를 자주 방문하는 영업이라면 일정이 머릿속이나 수첩에만 있어서 놓치는 미팅이 생기기 쉬워요.
방문 일정을 기록하는 곳과 거래처 정보가 따로 분리돼 있으면 "이 거래처 마지막으로 방문한 게 언제더라"를 찾기 어려워요.
방문 이력과 다음 일정이 거래처와 같이 붙어 있어야 영업 흐름이 끊기지 않아요.
방문 기록이 없으면 생기는 문제
거래처 수가 늘어날수록 어느 곳을 얼마나 자주 방문했는지 기억하기 어려워요.
방문 후 내용을 별도 메모앱이나 수첩에 적으면 나중에 담당자가 바뀔 때 인수인계가 어려워요.
"이번 주에 방문할 거래처가 어디어디였지?"를 정리하는 데만 시간이 걸리기도 해요.
영업관리에서 방문 일정 등록하는 방법
문서박사 영업관리 메뉴에서는 거래처별로 활동을 기록할 수 있어요.
방문, 전화, 미팅, 메모 같은 활동 유형을 선택하고 날짜와 내용을 입력하면 돼요.
방문 예정일을 미리 등록해두면 언제 어느 거래처를 가야 하는지 목록으로 볼 수 있어요.
거래처를 선택하고 방문 날짜, 방문 목적이나 내용을 입력하면 그 거래처의 활동 기록에 쌓여요.
방문 완료 후 기록 남기기
방문을 마친 뒤에는 어떤 얘기가 오갔는지, 다음에 무엇을 해야 하는지를 메모로 남기는 게 좋아요.
문서박사 영업관리에서는 방문 완료 활동에 내용을 적어둘 수 있어요.
"견적 재검토 요청", "다음 달 초 다시 연락 필요" 같은 내용을 남겨두면 다음에 이 거래처를 볼 때 흐름을 이어가기 쉬워요.
거래처 화면에서 활동 이력 같이 보기
거래처 메뉴에서 특정 거래처를 클릭하면 그 거래처와 관련된 활동 이력, 견적서, 계약서가 같이 보여요.
방문 기록이 영업관리에만 따로 있는 게 아니라, 거래처 상세 화면에서도 확인할 수 있어요.
이 거래처에 몇 번 방문했는지, 마지막 방문은 언제였는지가 같이 보이면 다음 방문 우선순위를 정하기 쉬워요.
여러 영업사원이 같은 거래처를 담당할 때
팀에서 거래처를 나눠 관리할 때도 방문 기록이 시스템에 남아 있으면 도움이 돼요.
한 사원이 방문하고 남긴 내용을 다른 사원도 볼 수 있어서 중복 방문이나 누락을 줄일 수 있어요.
담당자가 바뀔 때도 이전 방문 이력이 그대로 남아 있어서 인수인계가 편해요.
캘린더 앱과 따로 쓸 때의 차이
외부 캘린더 앱에 일정을 등록하는 방식도 있어요.
다만 캘린더에는 일정만 남고 거래처 정보, 견적 이력, 영업 메모가 함께 연결되지 않아요.
방문 일정을 거래처 기록과 같은 곳에 남겨두면 맥락이 이어져서 "이 거래처에 왜 방문했는지"를 나중에 다시 찾기 쉬워요.
방문 이력으로 재방문 시점 잡기
방문 기록이 쌓이면 마지막으로 방문한 지 오래된 거래처를 파악하기 쉬워져요.
거래처 태그로 "장기미방문" 같은 태그를 붙여두고 다음 방문 계획을 세우는 식으로 활용할 수 있어요.
태그 필터로 해당 거래처만 모아보면 한 번에 방문 계획을 세우기 편해요.
방문 일정을 따로 기록하는 곳이 없어서 놓치는 거래처가 생겼다면, 문서박사에서 영업관리와 거래처 기록을 무료로 시작해보세요.